غالبًا ما تأتي النصائح لإدارة فرق العمل على هذا النحو: ضع أهدافاً واضحة. استخدم الفيديو. تواصل بشكل فعّال. استخدم التكنولوجيا المناسبة. وهي كلّها نصائح رائعة ويجب اتباعها، ولكن الاطلاع على نصائح أخرى غير تقليدية تساعدك في إدارة فريق عملك أفضل. لذلك يتناول هذا المقال خمس نصائح غير مألوفة ومفيدة وهي:

1 ـ حدِّد فترة زمنية لكل شيء

ينصّ قانون "باركنسون" Parkinson على أن العمل يتطلّب الفترة التي تحدّدها لإنجازه. وبعبارة أخرى، إن أعطيت شخصاً عشرة أيام لإنجاز مهمة، فسيستغرق إنجازها عشرة أيام. وإن أعطيته يوماً واحداً، فسيستغرق ذلك يوماً واحداً. وهذا يعني أن المهمة التي لم تُحدد مهلة لإنجازها، لن تُنجز أبداً. لذلك حدد مهلاً لكل شيء، وحتى إن لم تكن بحاجة إليها، فلا أحد سيعلم بأنّ الأمر شخصي.   

2 ـ وزِّع المهام على أفراد لا مجموعات 

هذا سيناريو واقعي: إن أصبت بنوبة قلبية أثناء السير في مكان مكتظ، فثمة احتمال ألاّ يقوم أحد بمساعدتك. غير أنك إن أصبت بالنوبة وكان هناك شخص واحد بقربك، فإن احتمال حصولك على المساعدة أكبر. والسبب وراء هذه الظاهرة المنافية للبداهة هو التأثير الذي يولّده المتفرج غير المتدخِّل على الآخرين، وهو سبب تبدد المسؤولية في المجموعات. ويحدث هذا التأثير كثيراً في فرق العمل الافتراضية (أي تلك التي تتواصل عبر الإنترنت ولا تتواجد في مكتب واحد)، لذلك إن وزعت مهام على مجموعة من الأشخاص، فثمة احتمال كبير بألاّ يقبل أحد بها (المثل المعروف في هذا السياق هو أن "مسؤولية الجميع ليست مسؤولية أحد"). ومن أجل تفادي هذه المسألة، وزّع دائماً المهام على أفراد محددين. 

3 ـ أكثِر من التواصل

 المشكلة الكبيرة التي تواجهها الفرق الافتراضية هي انعزال أعضاء الفريق بسهولة في دوائر منفصلة. هذا الأمر ليس شائعًا كثيراً في الفرق التي تعمل في المكان نفسه، لأن الأفراد يصادفون بعضهم البعض بشكل يومي. ومن أجل التعويض عن غياب الاحتكاك اليومي، يجب عليك أن تُكثر من التواصل مع فريقك من خلال التفاعل معه بشكل متكرر حتى لو لم تكن تحتاج فعلاً إلى ذلك. وهذا يعني أن تتصل بهم وتراسلهم على بريدهم الإلكتروني أو عبر الرسائل النصية على الأقل مرة كل يوم أو يومين. ومن خلال القيام بذلك، ستضمن الحفاظ على روح تماسك الفريق وتناغمه.

4 ـ أضف لمسة شخصية  

 أحد أسرع الطرق لبناء الثقة مع فريقك هو التعرف عليهم شخصياً. لهذا السبب تشجع بعض الشركات الموظفين على تزيين مكاتبهم استنادًا إلى اهتماماتهم الشخصية (مثل صور عائلاتهم أو أغراض تتعلق بهواياتهم). وتقود هذه الأمور الصغيرة إلى بدء محادثات حول الاهتمامات المشتركة بين الزملاء وقد تؤدي إلى بيئة عمل أكثر تماسكاً. ومن الأصعب بكثير أن تقوم بهذا الأمر في الفرق الافتراضية، لذلك عليك أن تبذل جهداً مضاعفاً لتعرف أكثر عن الحياة الشخصية لأعضاء الفريق. وأحد الطرق لفعل ذلك هو إجراء اتصالات منفصلة مع كل من أعضاء فريقك للتواصل معهم على مستوى غير رسمي.
 

5 ـ لا تفترض شيئاً

يعتبر التواصل بين أعضاء الفرق الافتراضية أصعب، نظراً إلى أنه ليس بإمكانك قراءة تعابير الوجه ولغة الجسد أو غيرها من الإشارات. وهذا الأمر يزيد الغموض والالتباس أثناء التعاون، وبالتالي عليك أن تكون محدداً أكثر في طلباتك وألاّ تفترض مسبقاً أي شيء عن معرفة المتلقّي. وعليك أن تكون واضحاً بالكامل في توقعاتك وألاّ تترك أي مجال للتأويل. لذلك بدلاً من أن تقول "أحتاج إلى تقرير ملخّص عن أحداث الأسبوع المقبل"، عليك أن تقول "أحتاج إلى تقرير ملخص من 500 إلى 600 كلمة على مستند من نوع pdf مع بحلول يوم الخميس 16 تموز/ يوليو عند الساعة الواحدة ظهراً بالتوقيت الشرقي".

هل لديك تقنيات أخرى للتعاون والتنسيق مع فريقك الافتراضي؟ أعلمنا بها في خانة التعليقات في الأسفل.