هل من الضروري ان يتواجد فريق العمل في مكتب واحد ليتعاون بفعالية؟ لو كنت اكتب هذا المقال منذ 10 سنوات لأجبت "نعم"! لكن الكثير من الأمور والمفاهيم اختلفت الآن، فالعمل عن بُعد او حتى من أحد المقاهي اصبح امراً شائعاً خصوصاً في الشركات الالكترونية. ولَعِب البريد الالكتروني، وبرامج المراسلة الفورية مثل Skype، وشبكات التواصل الاجتماعي المختلفة دورا هاماً جداً اذ مكّنوا الأفراد من التفاعل "اونلاين" والبقاء على تواصل دائم فيما بينهم، بغض النظر عن مكانهم الجغرافي.

ولكن في بعض الأحيان لا تكون الحلول السابقة مناسبة لبيئة العمل. وأنا أتكلم عن خبرة، لأننا في شركة "حسوب" قمنا بتجربة كل تلك الحلول، كون فريق عملنا متواجد في مصر، سوريا، الأردن، الامارات العربية والمملكة المتحدة. وقد واجهنا تحدّ كبير قبل ايجاد طريقة فعّالة للتعاون. وكانت المشكلة تكبر مع ازدياد فريق العمل.

فالشبكات الاجتماعية كانت تسبب تشتتاً كبيراً ولا تصلح دائماً للنقاش الواضح والمباشر، كما ان استخدام البريد الالكتروني لارسال رسائل جماعية للفريق بغرض النقاش امر يصعب متابعته وغير عملي في معظم الأحيان. أما اجتماعات Skype فالتنسيق لها والتأكد من حضور الجميع دون حصول أي مشاكل بالاتصال عدة مراتصعب جدا في الدول العربية، مما يسبب تضييع الوقت لأسباب لوجستية وتشتيت تركيز الفريق.

مكتب افتراضي

بعد البحث وتجربة حلول مختلفة توصّلنا ٔاخيراً للحل المناسب واستغنينا فيه عن الاجتماعات الطويلة وبرامج المحادثة الفورية. ما كنا بحاجة اليه بالفعل هو مكتب افتراضي يجمع فريق العمل في مكان واحد ويمكّنه من التواصل بحرية. الحل الذي توصلنا اليه هو استخدام WordPress P2.

WordPress P2 هو تصميم مجاني لسكريبت "ووردبريس" من تطوير شركة Automattic وهي نفس الشركة المطوّرة لمنصة "ووردبريس". يحوّل P2 مدونة WordPress الى منصة للتدوين المصغّر يمكن تشبيهها بـ"تويتر" لكن بنسبة خصوصية اعلى وطبعاً دون التقيّد بـ140 حرف فقط! مع بعض التعديلات والاضافات ٔاصبحت P2 المكتب الافتراضي الذي كنا بحاجة له. لقد مضى على استخدامنا P2 ستة أشهر لم نعقد خلالها اي اجتماع لكامل فريق العمل على "سكايب" واستغنينا عن الرسائل البريدية والتقارير الأسبوعية التي اعتمدنا عليها سابقاً.

ان P2 حل مثالي لنا لأن الفريق يعمل في مناطق زمنية مختلفة ولا نعتمد أوقات أو عدد ساعات محددة للعمل بل نقيس الأداء بالمهام المنجزة. بعض الأشخاص ضمن فريق عملنا قد يفضّل العمل في الصباح الباكر وآخرين في المساء أو حتى في منتصف الليل. برامج المحادثة الفورية، تتطلّب وجود الجميع متصل بنفس الوقت لاتمام النقاش، ناهيك عن أنها تسبب ازعاج وتشتت لمن يحاول انجاز عمله بهدوء. منذ أن بدأنا باستخدام P2 زاد أداء فريق العمل والانتاجية بشكل ملحوظ ولهذا السبب أجدها وسيلة فعّالة للتعاون والعمل الجماعي عن بعد.

ولتجربة افضل انصح باستخدام الاضافات التالية ايضاً لمدونة "ووردبريس":

• Password Protected: تحمي هذه الاضافة مدونة "ووردبريس" بكلمة مرور لمنع اي شخص خارج فريق العمل من الاطلاع على ما ينشر في P2.
• P2 Resolved Posts: تضيف زر للمواضيع التي تنشر ليتم تعليمها على انها Unresolved اوغير منتهية وهي مفيدة لتحديد مهام سريعة لافراد ضمن فريق العمل، فمثلاً قد تطلب من احد اعضاء الفريق حل مشكلة ما او المتابعة مع احد العملاء فتعلم الطلب على انه غير منتهي UnResolved وسيظهر بالأحمر لينتبه له الشخص وبعد تنفيذه يمكنه الضغط على زر Resolve ليخبرك ٔان المهمة انتهت.
• Who's Online: تظهر الأشخاص المتصلين حالياً في P2 ومتى كان اخر تواجد لهم، مما يسهل مهمة متابعة تواجد فريق العمل خصوصاً عند توكيل أحدهم بمهام معينة.

استخدام WordPress P2 كأي تطبيق ويب آخر انت بحاجة لتركيبه على موقعك أو استضافته عند احد الشركات التي تقدم خدمات الاستضافة. لكن رغم ذلك تبقى تكلفة استخدامه اقل من حلول أخرى مشابهة كـYammer. كذلك بما ان كل من "ووردبريس" و P2 مجانيين ومفتوحي المصدر فامكانية تخصيصهم والاضافة عليهم متاحة وسهلة عكس الحلول التجارية الأخرى.