أصبح البريد الإلكتروني من وسائل التواصل الرئيسية بين الأشخاص في عالم اليوم، ولازال يكتسب أهمية أكبر خاصة بالنسبة لرواد الأعمال الذين يعتمدونه كالوسيلة الأولى للتواصل في عملهم. وهناك قواعد هامة للتعامل عبر البريد الإلكتروني، يجدر برواد الأعمال الإهتمام بها لاعطاء الإنطباع الجيد لمن يتواصلون معهم.

1. كن مؤدبا: لا تقتصر هذه القاعدة على المنطقة العربية فقط. إلتزم آداب الحوار دائما مع من تحاوره عبر البريد الإلكتروني. كن حذرا، فالبريد الإلكتروني لا ينقل تعبيرات الوجه ولا نبرة الصوت، لذلك إنتق كلماتك بعناية لكي لا تنقل الإنطباع الخاطئ الى من تراسلهم.
    
2. أظهر المودة: دفء العلاقات بين شركاء العمل يلعب دورا مهما في إنجاز الصفقات. السبب الذي يجعل الناس في المنطقة العربية لا يزالون يميلون الى وسائل التواصل التقليدية، هو لما تحمله من دفء العلاقات بين الأفراد. إحرص على إظهار مودتك، قم بالسؤال عن أحوال محدثك بشكل مقتضب، دونما تكلف.
    
3.  أبد إهتمامك:  يميل الأشخاص في المنطقة العربية بطبعهم الى إتمام الأعمال مع أشخاص يعرفونهم أو يصنفونهم كأصدقاء. إنتبه الى التفاصيل الدقيقة لدى من تحاوره، ليشعر بإهتمامك. قم بتهنئة الشخص عند إنتقاله الى وظيفة جديدة، تمنى له عطلة نهاية الأسبوع ممتعة أو قم بتهنئته بحلول الأعياد والمناسبات الوطنية.
    
4.  إنتق الوقت المناسب:  تماما كما هو الحال مع الهاتف، يفضل أن تختار الوقت المناسب لمراسلة الآخرين. يولي قاطنو المنطقة العربية أهمية خاصة لعطلات الأعياد الدينية والمناسبات الوطنية، من الأفضل أن تتفهم إنشغالهم في هذا الوقت من العام.
    
5.  قم باختيار العنوان المناسب: تتزايد أعداد رسائل البريد الإلكتروني المزعجة يوما بعد يوم. إختيار عنوان مناسب لرسالتك يخبر عن محتواها هو العامل الرئيسي الذي يضمن أن تصل رسالتك الى متلقيها وأن يقوم بقرائتها.
    
6.  إختصر قدر الإمكان: تمثل كل كلمة إضافية في رسالتك الإلكترونية، ما لم تكن ضرورية، وقتا ثمينا مهدرا لقارئها. يتلقى المتعاملون عبر البريد الإلكتروني هذه الأيام العشرات، وأحيانا المئات، من رسائل البريد الإلكتروني بصفة يومية. فقط الرسائل المختصرة والمفيدة هي التي ستتلقى ردودا في أسرع وقت.
    
7.  وقّع رسالتك: يكثر في بلدان المنطقة العربية إستخدام بعض الأسماء، ما يجعل من التعرف على المرسل أمراً صعباً في بعض الأحيان بسبب تشابه الأسماء. في جميع الأحوال، يجب أن تنهي رسالتك باسمك، مبينا طريقة نطق هذا الإسم بالعربية والإنجليزية ووظيفتك والجهة التي تنتمي اليها.
    
8.  حاول مرة، إثنتين.. وأكثر : البعض ممن يعملون في مجالات أخرى تختلف عن قطاعات الإنترنت وتقنية المعلومات في هذه المنطقة من العالم، قد يمتلكون إنطباعات سلبية تجاه البريد الإلكتروني. السبب في ذلك قد يرجع الى تجارب سابقة لم تكلل بالنجاح. لا يعني أن تجد الطرف الآخر غير مرحب بالعمل معك عبر البريد الإلكتروني، أنه لا مجال للتواصل معه. في كثير من الأحيان، تحتاج أولا الى بناء الثقة، بعدها يصبح التواصل أكثر سهولة.
    
9.  لا تنسى وسائل التواصل الأخرى: البريد الإلكتروني هو وسيلة سهلة، سريعة و مريحة للتواصل، و لكن وسائل التواصل الأخرى تبقى حيوية لتكوين العلاقات الشخصية مع شركائك في العمل. المكالمات الهاتفية و اللقاءات الشخصية هي أيضا وسائل فعالة في تكوين العلاقات و إثرائها.