نشرت "بوز أند كومبياني" Strategy& تقريراً يشرح كيف أن إعادة تعريف المكاتب التقليدية لإدارة المشاريع تحمي الشركات من المآزق والأخطاء المتكررة.

ويشرح التقرير أن توسيع إطار مكاتب إدارة المشاريع Project Management Office (PMO)  ليشمل مرحلتي وضع الاستراتيجية وتصميم مشروع معلوماتي، يمكّن المنظمات من تحديد المخاطر بشكل أفضل ومواجهتها قبل البدء بالتطوير. وأساساً، يمكن لمكتب إدارة المشاريع الذي يركز على تصحيح المسائل المتكررة أن يؤدي دوراً ذكياً وتحضيرياً، عبر إقامة مكتب لتنفيذ الاستراتيجية Strategic Implementation Office (SIO) يساعد المنظمات على حل مشاكلها بدلاً من تحديدها فحسب. وأفضل من ذلك كله، يمكن لمكتب تنفيذ الاستراتيجية تأمين نموذج إدارة مستقر يضمن أن تكون أهداف المشروع منسجمة مع أهداف الشركة، ويجري التعديلات الضرورية إذا تغيرت الأهداف. 

قم بتنزيل التقرير في الأسفل لقراءة المزيد عن فوائد اعتماد مكتب لتنفيذ الاستراتيجية لإعادة تعريف إدارة المشاريع.

ملخّص تنفيذي

مع زيادة التعقيد في المشاريع التكنولوجية وزيادة معدلات فشلها، تبحث منظمات حكومية وخاصة عن آليات جديدة للتحكم بنفقاتها ولضمان أن تقدم لها الأنظمة التكنولوجية ما تحتاج إليه. واعتماد هذه المنظمات القديمة على مكاتب إدارة المشاريع لمراقبة هذه المشاريع، قد عزز وعي المنظمات على مخاطر التنفيذ وتحدياته، ولكنه لم يساعد كثيراً على تفادي هذه المشاكل من الأساس. ونتيجة ذلك، تترك المنظمات لتتعامل مع المسائل نفسها التي واجهتها قبل ظهور مكاتب إدارة المشاريع، لا سيما مسائل الحلول التكنولوجية التي لا تتلائم مع متطلبات أعمالها، ضعف مراقبة العلاقات مع البائعين وشلل المسؤولين التنفيذيين الناتج عن الحاجة إلى اتخاذ جميع القرارات حتى الصغيرة منها.

ادخل مكتب تنفيذ الاستراتيجية. فمن خلال توسيع نطاق مكاتب إدارة المشاريع ليشمل مرحلتي وضع الاستراتيجية وتصميم مشروع معلوماتي، ستتمكّن المنظمات من تجنب المشاكل الشائعة عبر تحديد المخاطر ومواجهتها قبل البدء بالتطوير. وكونه يلعب دور المستشار الاستراتيجي في جميع مراحل المشروع، ينسّق مكتب تنفيذ الاستراتيجية جميع أنشطة أصحاب المصالح الداخليين والخارجيين، لضمان أن يديروا المخاطر ويتخذوا القرارات بشكل مناسب لإبقاء العملية على المسار الصحيح. وفي جميع المراحل، يؤدي مكتب تنفيذ الاستراتيجية دور الشريك القيّم للقادة الكبار، حيث يساعدهم في تحديد نطاق المشروع، تحديد الاستراتيجية الأفضل للعثور على المصادر وحلّ المشاكل. وفي النهاية، يضع مكتب تنفيذ الاستراتيجية المنظمة في أفضل موقع ممكن لتقديم الحلول التكنولوجية في الوقت المناسب وضمن الميزانية.

نقاط مهمة

ـ نظراً إلى تركيزها الأساسي على التنفيذ، تتأخر المكاتب التقليدية لإدارة المشاريع في المشاركة في عملية تجنّب المخاطر التي تحصل في المراحل الأولى، ما يقلّص دورها إلى مجرد مراقب للأضرار.

 ـ بدلاً من القيام ببساطة بمراقبة مرحلة تنفيذ مشروع ومعالجة المشاكل عند بروزها، كما تفعل المكاتب التقليدية لإدارة المشاريع، تحدد مكاتب تنفيذ الاستراتيجية أسباب المخاطر المحتملة، إما عبر القضاء عليها أو إبقائها تحت المراقبة عبر استراتيجيات مصممة بعناية لتخفيف المخاطر.

 ـ توفر مكاتب تنفيذ الاستراتيجية نموذج إدارة متماسك ومتين يضمن أن تكون أهداف المشروع منسجمة مع أهداف الشركة، ويحدد بسرعة التعديلات التي يجب القيام بها إذا تغيرت هذه الأهداف في منتصف الطريق.

 ـ تضمن مكاتب تنفيذ الاستراتيجية التنفيذ عند الوقت المحدد، من خلال التحديد الواضح لمسؤوليات أصحاب المصلحة المشاركين، وللقرارات التي يتوقع أن يتخذها هؤلاء، والمقاييس لتقييم أدائهم.